LGPD e o Registro de Documentos
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) — Lei nº 13.709/2018 — é um marco fundamental na garantia da privacidade e segurança das informações no Brasil. Ela define regras sobre como os dados pessoais devem ser coletados, tratados, armazenados e compartilhados, tanto por órgãos públicos quanto por empresas privadas.
Em instituições de ensino superior e órgãos responsáveis por registros acadêmicos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) tem papel essencial. Esses setores lidam diariamente com informações sensíveis de estudantes e egressos — como nomes, CPFs, históricos escolares, números de registro e assinaturas digitais — dados que exigem tratamento responsável, ético e sigiloso para garantir a privacidade e a conformidade legal no uso das informações.
O que são dados pessoais e sensíveis?
A LGPD diferencia três categorias principais:
- Dados pessoais: informações que identificam uma pessoa, como nome, CPF, matrícula ou e-mail institucional.
- Dados sensíveis: informações mais delicadas, como dados biométricos, convicções religiosas ou opiniões políticas.
- Dados anonimizados: dados que, tratados, não podem mais ser associados a um indivíduo (como relatórios estatísticos).
Sempre que houver dúvida, lembre-se: “essa informação identifica alguém?” — se sim, ela deve ser tratada sob os cuidados da LGPD.
LGPD na rotina do registro/validação de documentos
O processo de validação e registro de documentos envolve o tratamento de um grande volume de dados pessoais. Desde o recebimento dos arquivos enviados pelas instituições até o registro e arquivamento, existem etapas que exigem atenção redobrada para evitar incidentes de segurança.
Exemplos de riscos comuns incluem:
- Envio de arquivos digitais por e-mail sem criptografia;
- Compartilhamento de planilhas em pastas públicas;
- Armazenamento de documentos em computadores pessoais;
- Impressões ou descartes de papéis com dados pessoais sem segurança;
- Acesso indevido a sistemas institucionais.
Princípios da LGPD aplicados ao ambiente acadêmico
A LGPD estabelece dez princípios que devem guiar o tratamento de dados. No ambiente acadêmico, destacam-se:
- Finalidade: usar dados apenas para fins legítimos, como o registro de diplomas;
- Necessidade: coletar e manter somente as informações indispensáveis;
- Adequação: garantir que o tratamento siga a função pública e as normas internas;
- Segurança: adotar medidas técnicas (senhas, backups, antivírus) e administrativas (treinamentos e sigilo funcional);
- Transparência: permitir que os titulares saibam como seus dados são usados;
- Responsabilização: cada servidor é responsável por suas ações no tratamento das informações.
Responsabilidade e ética no serviço público
No serviço público, o dever de sigilo e o respeito ao uso correto das informações são obrigações legais e morais. Os servidores e colaboradores precisam compreender que os dados sob sua guarda pertencem aos titulares — e não à instituição —, cabendo à instituição apenas tratá-los de forma segura e dentro da finalidade específica.
Um descuido pode gerar consequências sérias, como vazamentos, sanções administrativas e danos à imagem institucional. Proteger os dados é, portanto, um ato de respeito à privacidade e ao esforço dos estudantes.
Medidas práticas para proteger dados em instituições de ensino
- Utilize apenas sistemas e contas institucionais para tratar informações acadêmicas;
- Evite enviar planilhas de alunos por e-mails pessoais ou externos;
- Bloqueie seu computador sempre que se afastar da estação de trabalho;
- Jamais compartilhe senhas ou credenciais de acesso;
- Mantenha sistemas e antivírus atualizados;
- Guarde documentos físicos em locais trancados e de acesso restrito;
- Descarte cópias impressas de forma segura (usando fragmentadora).
Uma cultura de proteção e confiança
Mais do que cumprir a lei, seguir a LGPD é adotar uma postura de responsabilidade e respeito aos dados dos alunos e das instituições. Cada documento registrado representa uma história de dedicação e esforço, e sua proteção reflete o compromisso da instituição com a integridade da educação e da administração pública.
“A informação é o elo entre a confiança e a credibilidade. Protegê-la é garantir o futuro da educação.”